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O sucesso na vida depende do sucesso das negociações.
Todas as pessoas negociam alguma coisa todos os dias, mesmo quando não se
apercebe que está a fazer. As negociações não devem ser feitas pelos
lucros, pelos ganhos pessoais ou pelo poder de mandar, mas antes pela
produção e pela cooperação.
A negociação depende da comunicação. Ocorre entre indivíduos que agem, por si
próprios ou como representantes de grupos organizados e, por isso, pode ser
considerada um elemento do comportamento humano.
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Passo 1 -
Relembrar os conceitos básicos de negociação
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A negociação é um processo que pode ser aprendido e
aprofundado, obedecendo a diferentes teorias e estratégias, mas os elementos
básicos não mudam:
Nenhum dos negociadores deve tentar "ganhar" os
despojos do passado;
Ambos enfrentam um problema atual. que pode prejudicar o seu
relacionamento futuro;
Nenhum deve tentar impor um convénio;
Para alcançar o acordo é necessário procurar níveis de
interesse comuns;
Ambos estão desejosos de encontrar uma solução em que todos ganhem. O objetivo é chegar ao acordo, não é obter uma vitória total.
Passo 2 -
Preparar a negociação
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Com muita frequência, é necessário aprender através da
experiência e do erro. Mas um dos conselhos básicos na negociação é ter um
conhecimento aprofundado das circunstâncias que a rodeiam.
Preparar uma negociação é algo que pode durar um ano inteiro, sobretudo
porque o trabalho não acaba ou começa quando um contrato expira. Além de
fazer os "trabalhos de casa", o negociador deve tentar analisar os
elementos do ponto de vista do opositor.
As etapas a seguir são as seguintes:
Estabelecer objetivos: estes
podem ser definidos como o encontro de uma ou mais necessidades dos
participantes envolvidos e não devem ser rígidos.
Optar por um indivíduo ou uma equipa
negocial: o grau de preparação, o número e tipo de pessoas que podem
compor uma equipe de negociação dependem da importância do negócio, da sua
dificuldade e do tempo disponível.
Escolher o local de encontro: conduzir
a negociação em "território" do negociador tem vantagens práticas e
psicológicas porque obriga o outro lado a deslocar-se. Em contrapartida, o
negociador deslocar-se no território "inimigo" também tem benefícios
porque o negociador pode devotar todo o seu tempo à negociação sem distrações
ou interrupções inerentes e estar no seu próprio escritório.
Preparar o encontro: caso
seja o interlocutor que se desloca até ao negociador, este deve ter o cuidado
de lhe prestar assistência nos planos de viagem. São pormenores que ajudam a
definir o clima do encontro. Os arranjos físicos do espaço da negociação
também podem ter um efeito potencial.
Definir a agenda: uma
agenda geral, que consiste no documento que será apresentado ao interlocutor,
e uma agenda pormenorizada, para uso próprio.
Escolher a abertura do encontro: há
negociadores que preferem começar com um tema irrelevante, outros optam por
contar uma história humorística para aliviar a tensão e outros ainda começam
com alguns dos princípios gerais da negociação.
Passo 3 -
Cuidar a apresentação
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Para além de ter em atenção os aspectos físicos do espaço onde
vai decorrer a negociação, tal como a iluminação, cor, assentos confortáveis,
ar condicionado, telefones para comunicações com o exterior, há que ter em
conta a apresentação dos negociadores propriamente ditos.
O negociador deve tentar adequar o seu estilo - clássico, casual, arrojado,
inovador - ao interlocutor. Negociar um contrato com uma banda de hard
rock é certamente diferente de negociar com uma instituição bancária. Mas
o estilo não se refere exclusivamente à roupa ou penteados, é uma preocupação
que se deve estender também à apresentação das ideias. Recorrer a projeções
em PowerPoint ou qualquer outro sistema informático e entregar dossiês
personalizados a cada um dos intervenientes são pormenores que ajudam a
conquistar pontos.
A linguagem empregue ao longo da negociação deve também ser adequada às
circunstâncias. O negociador deve dominar todos os termos técnicos referentes
ao assunto que se encontra sobre a mesa, mostrar clareza na apresentação dos
argumentos e organização na exposição das ideias. Será escusado dizer que em
momento algum o negociador deve perder a calma ou recorrer a palavras menos corretas..
Passo 4 -
Escolher o método de negociação
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Uma negociação decorre a dois
níveis, o do conteúdo e o das regras utilizadas para negociar esse conteúdo.
Cabe ao negociador escolher a estratégia mais adequada. Existem três:
negociação branda, agressiva ou com princípios.
Negociação branda
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Negociação agressiva
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Negociação com princípios
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Participantes são amigos
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Participantes são adversários
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Participantes são solucionadores de problemas
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Objetivo é o acordo
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Objetivo é a vitória
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Objetivo é um resultado sábio alcançado eficiente e
amigavelmente
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Fazer concessões para cultivar a relação
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Pedir concessões como condição de relacionamento
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Separar a pessoa do problema
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Ser brando com as pessoas e os problemas
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Ser agressivo com as pessoas e os problemas
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Ser brando com as pessoas e agressivo com os problemas
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Confiar nos outros
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Desconfiar dos outros
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Agir de forma independente em relação à vontade
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Mudar de posição facilmente
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Aprofundar a própria posição
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Focalizar-se nos interesses, não nas posições
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Fazer ofertas
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Fazer ameaças
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Explorar interesses
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Revelar o objetivo final
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Evasivo quanto ao objetivo final
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Evitar ter um objetivo final
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Aceitar a perda de um lado para alcançar o acordo
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Exigir a vitória de um lado como preço do acordo
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Inventar opções para ganho mútuo
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Procurar a resposta única: a que eles vão aceitar
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Procurar a resposta única: a que eu vou aceitar
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Desenvolver opções múltiplas para poder escolher, decidir mais
tarde
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Insistir no acordo
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Insistir na própria posição
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Insistir em usar critérios objetivos
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Tentar evitar um conflito de vontades
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Tentar ganhar um conflito de vontades
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Tentar obter um resultado com base em padrões independentes da
vontade
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Ceder à pressão
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Fazer pressão
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Racional, ceder aos princípios, não há pressão
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Qualquer método de negociação pode ser avaliado tendo em conta três
critérios:
Produzir um acordo sensato, caso o acordo seja possível;
Ser eficiente;
Melhorar, ou pelo menos não prejudicar, a relação entre as
duas partes.
Passo 5 -
Relembrar as regras da argumentação verbal
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Para tomar as rédeas de uma conversa é necessário fazer
perguntas diferenciadas e estruturá-las de forma a conduzir o diálogo para os
objetivos a alcançar. Uma das estratégias é utilizar uma pergunta matriz
através da qual é possível dirigir uma negociação, tendo em atenção os gestos
e movimentos do interlocutor.
Assim, para construir uma argumentação verbal é necessário:
Ter capacidade para fazer perguntas adequadas;
Dominar as técnicas para "evitar o não";
Definir estratégias mais eficazes para enfrentar situações em
que o interlocutor decide recusar;
Orientar o diálogo para uma meta concreta;
Erradicar o hábito de se exprimir por afirmações.
Passo 6 -
Aplicar as técnicas de negociação
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- O negociador deve melhorar o entendimento das situações de
negociação, salientando o papel dos negociadores, criar aptidões para a
negociação mediante a aprendizagem/reciclagem de conceitos das várias fases
da negociação, deve estruturar a argumentação e ter a capacidade para propor
soluções de modo a celebrar um acordo eficaz para as partes envolvidas. Para
o fazer tem diferentes estratégias ao seu dispor.
- Estratégia do "Quando": Envolve
um sentido próprio de ritmo. É mais fácil de usar numa negociação quando um
elemento novo entra na jogada, do que quando todos os elementos são
estáticos. Mas, quando bem aplicada esta estratégia pode transformar uma
situação estática numa dinâmica. Esta estratégia pode ser dividida em vários
tipos:
-
Indulgência: quando
o negociador se afasta, adia uma resposta, não responde a uma pergunta,
reúne-se em segredo ou pede tempo para pensar está a usar a estratégia da
indulgência. Pode ser resumida na frase: "manter a cabeça fria".
-
Surpresa: envolve
uma alteração súbita no método, na argumentação ou na abordagem. Normalmente
a alteração é drástica, mas nem sempre precisa de sê-lo.
-
"Fait acople": ("Agora
já não há nada a fazer") Esta é uma estratégia arriscada, mas há muita
tentação para utilizá-la. Neste caso o negociador alcança o seu objetivo
contra a oposição e depois espera para ver o que o outro lado fará.
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Retirada discreta: ("Quem,
eu?").
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Retirada aparente: esta
estratégia é constituída por uma mistura de indulgência, autodisciplina e uma
pequena decepção. O objetivo é convencer o outro de que se retirou, mas, sem
ele saber disso, o negociador ainda continua a controlar a situação.
-
Inversão: o
negociador atua em oposição ao que pode ser considerado o objetivo ou a
orientação popular.
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Limites: os
limites podem ser de muitos tipos como de comunicação, fixados pelos membros
da equipa de negociação, de tempo, geográficos. Quando uma parte define um
limite não é obrigatório que a outra fique restringida por ele a não ser que
sirva os seus propósitos.
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Dissimulação: envolve
um movimento aparente numa direção para desviar a atenção do objetivo real.
Também pode envolver uma situação em que o negociador dá à outra parte uma
falsa impressão de que tem mais informações ou conhecimentos do que realmente
possui. Esta estratégia tem sido usada com êxito em julgamentos de crimes.
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Estratégia "Como e Onde": Envolve
o método de aplicação e a área de aplicação. Muitas vezes é vantajoso usar
duas ou mais análises estratégicas na mesma negociação. A este nível existem
outras estratégias:
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Participação: o
negociador procura captar a ajuda das outras partes a seu favor, quer atuem direta
ou indiretamente. Perante um impasse à mesa das negociações é muitas vezes
útil sugerir que ambos os lados designem dois membros da equipa para
participarem separadamente na tentativa de resolver o diferindo e depois
regressarem à negociação.
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Associação: esta
estratégia é muito utilizada no domínio da publicidade, onde se associa um
produto a uma determinada pessoa famosa, por exemplo.
-
Dissociação: esta
estratégia é o inverso da anterior, ou seja, um produto ou uma causa são
desacreditados pela exibição dos aspectos desagradáveis que lhe estão
associados.
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Encruzilhadas: o
negociador pode introduzir vários temas na discussão, o que lhe permite fazer
concessões por um lado e ganhar por outro.
-
Encobrimento: esta
estratégia tenta cobrir uma área tão vasta quanto possível para alcançar uma
abertura num ou mais lugares. Na ordem inversa, para impedir uma abertura por
parte do opositor, o negociador pode cobrir um largo segmento com mais força
e mais pressão do que seria necessário. Outro dos aspectos desta estratégia
acontece quando o negociador tenta evitar que a outra parte saiba onde
residem as suas fraquezas, inundando-a de informações, numa tentativa de
ocultar a área em que considera situar-se o seu ponto fraco.
-
Jogar com o acaso: o
negociador pode usar a lei do acaso para derrotar a "vantagem do blefe".
-
Amostra ao acaso: consiste
em pegar num exemplo e presumir que o exemplo escolhido representará o todo.
-
Salames: ("Uma
fatia de cada vez") implica apanhar algo a pouco e pouco, de forma a
ficar eventualmente na posse de tudo. O negociador deve ter a habilidade
de nunca fazer parecer que está a tirar alguma coisa à outra parte.
-
Agência: a
técnica de dar ao agente da negociação apenas autoridade limitada ou de
ligá-lo a instruções específicas além das quais não pode assumir compromissos
provou ser vantajosa. A outra parte compreendendo que o agente se acha preso
às instruções restringe mais as suas exigências.
-
Níveis de expediente: o
negociador altera o seu envolvimento no problema para um nível mais alto ou
mais baixo. Também pode consistir em dividir o problema em diferentes partes,
redefinindo a situação ou reapreciando-a.
-
Outras estratégias: optar
por dar ao agente da negociação autoridade limitada, dar ajuda, ou tentar
captar a ajuda da outra parte, nomeadamente através da escolha de dois
membros de cada equipa negocial para se reunirem separadamente, para tentarem
resolver o diferindo e depois regressar à mesa das negociações.
- Estas estratégias são sugestões do que fazer ou não fazer. Um
bom negociador deve saber o "que, como, quando" e selecionar as
estratégias baseadas na totalidade dos resultados desejados.
Quando sentir que a negociação está quase terminada e que poderá haver
acordo, deve ser dada à outra parte algo que para ela tem valor, mas que seja
coerente com a base lógica da proposta apresentada. Deve ficar bem claro que
se trata de um gesto final, para não criar expectativas de eventuais
concessões adicionais. Uma oferta deste tipo pode ajudar a dissipar dúvidas
ainda existentes e a desbloquear o acordo.
Desta forma a outra parte abandona a negociação satisfeita e com a sensação
de ter sido tratada com justiça. Sentimentos como este podem representar mais uma valiosa estratégia no momento da aplicação do acordo assim como em futuras
negociações.
Pense Nisto!! Boas Negociações.
Bibliografia
Fischer, Roger e Ury, William; Getting
Toyes Negotiating Agreement Without Giving In; 2ª Edição; Penguin
Parra da Silva, Mário e Infante, Margarida e Vaz Ribeiro,
Anabela; Negociação Técnicas & Ferramentas; 1ª Edição; Lidel
Nierenberg, Gerald I.; O Negociador Completo; 1ª Edição;
Livros do Brasil
Birkenbihl, Vera F.; Técnicas de Diálogo e Persuasão; 1ª
Edição; Pergaminho
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Introdução
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