Como fazer o mapeamento de processos: conceito, fluxos
A sua empresa está preparada para iniciar um mapeamento de
processos? Descubra agora tudo o que precisa para começar!
O que é mapeamento de processos?
O grande objetivo da gestão
de processos é a redução de custos, aumento da produtividade, entrega de mais
qualidade ao cliente e, consequentemente, maior lucratividade. E é justamente
com o mapeamento de processos que iremos chegar a esses resultados. Mas o que é
esse mapeamento de processos?
Toda e qualquer empresa tem uma série de atividades no dia a
dia: comprar, vender, produzir, contratar e treinar equipe, monitorar os
resultados, e assim por diante. Com tantos processos para gerenciar, às vezes é
complicado encontrar os principais gargalos e o que pode ser melhorado.
Por isso, criar um mapa possibilita uma melhor visualização
da operação como um todo. E traz diversos benefícios, tais como:
- Definição de tarefas;
- Redução de atrasos ou retrabalhos;
- Redução de custos;
- Automatização de rotinas;
- Agilidade nos processos;
- Aumento da produtividade;
- Maior transparência;
- Maior controle e monitoramento;
- Maior lucratividade;
- Melhor satisfação e resposta do cliente.
Como fazer um mapeamento de processos? Confira um passo a passo
Mapear um processo nada mais é que entender como a operação funciona como um todo e verificar se ela cumpre com seus objetivos. De forma geral, o mapeamento consiste na construção de metodologias, como fluxogramas, que possam mostrar as etapas produtivas desenvolvidas por cada funcionário e como cada uma se relaciona com o trabalho num todo. Ou seja, essa ferramenta possibilita identificar, priorizar e entender problemas que, muitas vezes, passam despercebidos na rotina diária.
O primeiro passo é listar todos os processos envolvidos na
operação. Você pode começar pelo que você considera o processo principal, e ir
desenhando a relação dele com os demais.
Por ser uma ação complexa, delegue tarefas para seus
funcionários. Defina um líder responsável e permita que ele escolha parceiros
para as funções de coleta de dados, sistematização e categorização, análise
etc.
É preciso ter uma estratégia, entender aonde você quer
chegar com aquele mapeamento. Os objetivos podem ser:
- Melhorar a integração entre processos;
- Implementar uma solução de gestão de processos corporativos (erp);
- Saber onde reduzir ou aumentar o número de pessoal;
- Verificar quais tarefas são automatizáveis;
- Agilizar o tempo de produção; etc.
E lembre-se: tenha metas palpáveis e limitadas, e foque nelas durante todo o seu processo de análise.
Não existe resultado sem mensuração. Isto é, se você não
tiver como mensurar o resultado, a ação não terá efetividade para a gestão.
Portanto, o ideal é que os processos e, principalmente, as mudanças
solucionadas sejam monitorados constantemente.
- Indicadores de Eficiência;
- Indicadores de Qualidade;
- Indicadores de Capacidade;
- Indicadores de Produtividade;
- Indicadores de Rentabilidade;
- Indicadores de Lucratividade;
- Indicadores de Competitividade;
- Indicadores de Efetividade;
- Indicadores de Valor.
Determine os riscos
Toda e qualquer atividade nova numa operação, que muda a
rotina das equipes, está sujeita a erros, mesmo que essa nova ferramenta venha
para solucionar problemas. Então é imprescindível que o gestor esteja atento e
preparado para resolver possíveis contratempos.
Monitore
Por fim, após colocar em prática todas as mudanças e
otimizar todas as etapas, é preciso monitorar continuamente para avaliar se os
novos processos estão sendo eficientes, e se as equipes estão cumprindo com os
protocolos elaborados no mapeamento de processos.
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