quarta-feira, 6 de abril de 2016

Aprenda a fazer reuniões

                      
                         Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos 6 meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.

                        Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Abaixo alguns  passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado. Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta - mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.

  • Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco.
  • Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não ser que seja de comum acordo.
  • Não chame “todo mundo”. Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva e chame também as pessoas que são capazes de resolver os problemas.
  • Defina um secretário. Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as - imediatamente após a reunião .
  • Tenha uma política clara quanto a atender telefonemas durante a reunião. Nem sempre é possível evitar todas as chamadas.
  • “Pule” as discussões operacionais. Assim que for decidido “o que” fazer, a tendência é que as pessoas ou áreas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente “como” fazer - mas isto tende a não afetar imediatamente a todos os presentes. Faça com que marquem imediatamente uma reunião entre eles diretamente, e prossiga com sua pauta original.
  • Não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado. Garanta o livre fluxo de manifestações e opiniões: se necessário, interfira para garantir voz e vez a todos.
  • Gere decisões efetivas. A reunião não deve definir apenas “o que” fazer, mas também qual o próximo passo,  e quem será o responsável pela ação.
  • Permita a discussão de itens que não estavam na pauta original. Mas apenas no final da reunião, após encerrar todos os temas originalmente agendados.
          A pauta não precisa ser um documento formal, mas para ser útil deve conter no mínimo os seguintes itens:
  • Tema da reunião
  • Motivo da sua realização
  • Data, horário, duração prevista e local
  • Quem a conduzirá (se for o caso) e quem estará presente
  • tópicos agendados
          Da mesma forma, uma boa ata ou minuta simplificada deve registrar de forma clara e direta as decisões da reunião. Ela deve incluir:
  • Tema da reunião
  • Motivo da sua realização
  • Data, horário, duração e local em que se realizou
  • Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente
  • Tópicos discutidos e decisões tomadas
  • Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável
      Não esqueça: se você tem dicas adicionais, compartilhe-as conosco nos comentários!

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Paulo Roberto kroich Gomes
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segunda-feira, 4 de abril de 2016

Você sabe o que o cliente espera da sua empresa?

Você sabe o que o cliente  espera da sua empresa?

Caro leitor  peço que  leia e reflita sobre o exercício proposto abaixo, pensando, efetivamente, em seus clientes (ou possíveis clientes, para quem está começando).   Assinale os principais atributos para os seus clientes. No máximo os  7 itens que julgar serem  os  principais.
Este  exercício serve como aquecimento para as atividades do seu dia a dia e repensar o que o cliente busca quando compra um produto ou serviço da sua empresa aproveite  tire uma copia e  faça uma pesquisa com todos na sua empresa.


• Rapidez                             • Desempenho                         •Tecnologia
• Agilidade                           • Status                                     • Serviços
• Praticidade                        • Tranqüilidade                         • Atendimento
• Resistência                        • Conforto                                 • Personalização
• Espaço                               • Solução                                  • Acabamento
• Novas opções                    • Competitividade                     • Prazer
• Despreocupação                • Regularidade                         • Pontualidade
• Economia                           • Segurança                              • Tradição
• Durabilidade                       • Acolhimento                            • Outros (descreva)



Pense  , Reflita  : -

  1. É fácil responder esse exercício?
  2. Já tinham parado para pensar nas expectativas dos clientes antes?
  3. Isso que você respondeu é, de fato, o que os clientes esperam ou o que vocês acham que eles  esperam?
  4. Ouve divergência nas repostas nas questões de cada uma das pessoas da equipe.
  5. Como vocês sabem se é mesmo isso ou não?
  6. Pergunte diretamente para ele peça para que anotem até 5 palavras que mais descrevem o seu negócio, acrescente outras palavras que tenha algo haver com o seu negócio.
  7. Analise as repostas,  verifique se esta de acordo com a sua visão e missão do seu negócio,  faças as mudanças necessárias.

Pergunte, reflita, analise,  de qualquer forma que bom que você  (ou alguém  de sua empresa ) faz pergunta  e ouvem os clientes. Sorte, também, vocês terem clientes que dizem o que querem. Mas nem todos são assim. Há muitos clientes que não dizem  o que querem. Mas esperam que você saiba. Assim como há também colaboradores que não sabem bem o que os clientes querem de suas empresas, então esta reflexão serve para que você faça um alinhamento das expectativas dos clientes em relação a sua empresa..


Loucura? Não! O cliente tem razão. Desde que ele seja seu prospect em potencial cliente  tenha haver com o seu negócio, para isso você precisa conhecer o seu mercado. Todos deve ser bem tratados, porém o cliente em potencial é o nosso rei você já deve ter ouvido isso, mas o problema que tem muita gente, empresa,  que faz dele o bobo da Corte.  Se você monta uma empresa num ramo qualquer, o cliente supõe que você conheça bem o que ele quer. E se você não sabe, precisa perguntar. ‘’È isso faça perguntas descubra  e o que o  seu cliente quer, e aja quando souber a reposta isto é pro-atividade para fazer a diferença no mercado., 
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