Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos 6 meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.
Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Abaixo alguns passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado. Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta - mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.
- Marque com antecedência. Ao
divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunião,
e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com
dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às
vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes
48h pode ser pouco.
- Defina horário e duração. E
não exceda a duração definida, a não ser que seja de comum acordo.
- Não chame “todo mundo”. Uma
reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser
produtiva e chame também as pessoas que são capazes de resolver os
problemas.
- Defina um secretário. Um dos
participantes da reunião deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da
pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre
as decisões relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as - imediatamente
após a reunião .
- Tenha uma política clara
quanto a atender telefonemas durante a reunião. Nem sempre é possível
evitar todas as chamadas.
- “Pule” as discussões
operacionais. Assim que for decidido “o que” fazer, a tendência é que as
pessoas ou áreas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente
“como” fazer - mas isto tende a não afetar imediatamente a todos os
presentes. Faça com que marquem imediatamente uma reunião entre eles
diretamente, e prossiga com sua pauta original.
- Não permita que o debate
seja monopolizado ou polarizado. Garanta o livre fluxo de manifestações e
opiniões: se necessário, interfira para garantir voz e vez a todos.
- Gere decisões efetivas. A
reunião não deve definir apenas “o que” fazer, mas também qual o próximo
passo, e quem será o responsável
pela ação.
- Permita a discussão de
itens que não estavam na pauta original. Mas apenas no final da reunião,
após encerrar todos os temas originalmente agendados.
- Tema da reunião
- Motivo da sua realização
- Data, horário, duração
prevista e local
- Quem a conduzirá (se for o
caso) e quem estará presente
- tópicos agendados
- Tema da reunião
- Motivo da sua realização
- Data, horário, duração e
local em que se realizou
- Quem a conduziu (se for o
caso) e quem esteve presente
- Tópicos discutidos e
decisões tomadas
- Para cada decisão registrada,
idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes
é o responsável
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Paulo Roberto kroich Gomes
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