Passo 1 - Conhecer os tipos de benchmarking
O benchmarking pode ser classificado em três tipos:
Interno - Trata-se do tipo de benchmarking
mais utilizado. Consiste em comparar as operações da empresa com as de um
departamento interno da própria empresa ou de outras empresas do mesmo grupo. O
objetivo é identificar internamente o modelo a seguir. É fácil de implementar
uma vez que as informações se encontram acessíveis, sendo por isso fáceis de
recolher. Apresenta como grande desvantagem as limitações decorrentes de um
processo meramente de âmbito interno.
Competitivo - Tem
como alvo a concorrência direta, ou seja a que desenvolve a sua actividade
dirigida ao mesmo target. Prevê a comparação dos produtos e serviços,
assim como dos métodos de trabalho da empresa. Tem como fim superar o
desempenho da concorrência, identificando os problemas com que ela se debate.
Trata-se de um tipo de benchmarking difícil de pôr em prática uma vez
que se torna praticamente impossível que as empresas facilitem à concorrência
dados das respectivas atividades. Por isso, as informações são difíceis de
recolher e por vezes torna-se necessário contratar uma empresa de consultoria
externa para conseguir obter os dados pretendidos.
Genérico ou multisetorial -
Consiste na comparação entre empresas de diferentes sectores (reconhecidas como
tendo as melhores práticas em produtos, serviços ou métodos) com o objetivo de
identificar e determinar as melhores práticas para determinada área. Permite
detectar a inovação mais original e transpô-la para a empresa. É no benchmarking
genérico ou multisetorial que se encontra a maior parte de exemplos
práticos. Por outro lado, como se trata de empresas de indústrias diferentes,
encontra-se, aqui sim, maior abertura para a troca de informação.
Passo 2 - Aprender os princípios do
benchmarking
O benchmarking assenta nos seguintes princípios:
Reciprocidade - O benchmarking
baseia-se
Analogia - Para produzir
resultados eficazes, torna-se necessário manter uma analogia com os métodos da
nossa empresa. Ou seja, às equipas de benchmarking é exigido que saibam
adaptar os processos da organização estudada (que utiliza processos distintos)
à respectiva organização que faz o benchmarking.
Medição - Os sistemas de medição, assim como as ferramentas utilizadas na análise dependem dos indicadores selecionados pelas empresas que partilham o estudo. Deve ter-se sempre em conta que o benchmarking é uma comparação de desempenho entre empresas.
Validação - As equipes de benchmarking devem validar os seus estudos por métodos estatísticos, sob pena de colocarem em causa as conclusões dos dados recolhidos. A mera intuição ou as suposições não constituem métodos fiáveis de análise.
Passo 3 - Aplicar o processo de
benchmarking
O benchmarking é baseado
em quatro etapas, segundo o ciclo de Edwards Deming. A saber: To plan (planear); To do (fazer);
To correct (controlar); To act (agir)
Planejamento - Pode
ser resumido a duas questões fundamentais:
O que deve ser objeto de benchmarking? Para identificar o
objeto de benchmarking torna-se necessário, em primeiro lugar, definir
rigorosamente a missão que nos propomos levar a cabo.
Quem devemos estudar? A seleção dos alvos obriga a uma
vigilância relativamente às informações recolhidas. Como estas deverão ser
comparáveis, será imperioso prever os necessários ajustamentos.
Recolha de dados -
Consiste em analisar os seguintes tipos de informação:
Informação do domínio público, publicada na imprensa genérica ou
em revistas especializadas
Informação resultante do contacto direto com as empresas através
de questionários, de entrevistas ou de visitas
Análise dos dados - Deve
ser efetuada tendo em conta dois aspectos:
A determinação das diferenças de desempenho
A identificação dos responsáveis pelos bons resultados das
melhores empresas
Adaptação e melhoria -
Determinação da ação para melhorar o desempenho da empresa de acordo com as
conclusões do estudo.
Passo 4 - Formar a equipe
Da constituição da equipe de benchmarking
depende o sucesso da implementação do processo. A formação das equipes deve
permitir a intervenção de toda a empresa. As equipes devem ser flexíveis e
podem dividir-se em três grupos:
Internas - constituídas por
elementos de um mesmo departamento e subordinados ao mesmo responsável
hierárquico.
Interdepartamentais -
constituídas por elementos com competências adequadas à missão a desempenhar.
Uma das suas tarefas é fomentar novas formas de comunicação horizontal no seio
da organização.
Ad Hoc -
constituídas esporadicamente, têm como missão a recolha de informação que lhes
permita ultrapassar desafios concretos.
Passo 5 - Implementar as ações
A técnica de benchmarking visa
o desenvolvimento de estudos que comparem o desempenho com a concorrência,
tendo como objetivo alcançar uma posição de liderança. Estes estudos deverão
identificar métodos de reconhecida qualidade noutras empresas, ou mesmo na
própria empresa, avaliar como esses resultados são obtidos e aplicar o
conhecimento adquirido.
Para que os objetivos sejam alcançados, um processo de benchmarking exige
a aplicação de algumas regras:
Recolha de dados internos - tentar
compreender, em detalhe, o seu próprio processo
Recolha de dados externos -
analisar o processo dos outros
Análise das informações -
comparar o seu próprio desempenho com a análise dos outros
Plano de ação -
implementar os passos necessários para definir o desempenho a seguir
Para se tornar eficaz, a
aplicação de um processo de benchmarking exige uma planificação. Os
planos de ação devem incluir:
Descrição do método e do modo como deverá contribuir para
reduzir o diferencial da empresa
Fixar um calendário, as responsabilidades e o montante dos
recursos envolvidos
Ao iniciar um processo de benchmarking, a empresa deve,
acima de tudo, conhecer-se bem internamente.
Passo 6 - Recolher os benefícios
A orientação da empresa para o
exterior na procura permanente de oportunidades de melhoria das suas práticas,
tendo como objetivo o aumento da competitividade no geral, constitui o principal
benefício da implementação do benchmarking.
Mas o benchmarking proporciona ainda outro tipo de benefícios:
Facilita o reconhecimento interno da própria organização
Promove o conhecimento do meio competitivo
Facilita a gestão por objetivos
Constitui um exemplo de motor e de mudança que reduz a
resistência interna
Pense Nisto, Aplique, reaplique, inove, compartilhe
