Como fazer benchmarking

              Você empresário, profissional, enfim um leitor que tem me acompanhado por estas edições, aonde falamos nos mais  diversos temas   já deve ter se perguntando o que é Benchmarking  e o mercado fala muito disso  de uma forma muito simples vou desvendar este mistério. Benchmarking

é um dos mais úteis instrumentos de gestão para melhorar o desempenho das empresas e conquistar a superioridade em relação à concorrência. Baseia-se na aprendizagem das melhores experiências de empresas similares e ajuda a explicar todo o processo que envolve uma excelente "performance" empresarial. A essência deste instrumento parte do princípio de que nenhuma empresa é a melhor em tudo, o que implica reconhecer que existe no mercado quem faz melhor do que nós e quando a aprendizagem resultante de um processo de benchmarking é aplicada de forma correta facilita a melhoria do desempenho em situações críticas  e o desenvolvimento da empresa. Enfim Benchmarking é um processo de estudo de concorrência, podendo ser uma análise profunda das melhores práticas usadas por empresas de um mesmo setor que o seu e que podem ser replicadas no seu empreendimento. Entre seus benefícios estão a redução de custos, aumento na produtividade e ampliação na margem de lucro.

 Passo 1 - Conhecer os tipos de benchmarking

O benchmarking pode ser classificado em três tipos:

              Interno - Trata-se do tipo de benchmarking mais utilizado. Consiste em comparar as operações da empresa com as de um departamento interno da própria empresa ou de outras empresas do mesmo grupo. O objetivo é identificar internamente o modelo a seguir. É fácil de implementar uma vez que as informações se encontram acessíveis, sendo por isso fáceis de recolher. Apresenta como grande desvantagem as limitações decorrentes de um processo meramente de âmbito interno.   

             Competitivo - Tem como alvo a concorrência direta, ou seja a que desenvolve a sua actividade dirigida ao mesmo target. Prevê a comparação dos produtos e serviços, assim como dos métodos de trabalho da empresa. Tem como fim superar o desempenho da concorrência, identificando os problemas com que ela se debate. Trata-se de um tipo de benchmarking difícil de pôr em prática uma vez que se torna praticamente impossível que as empresas facilitem à concorrência dados das respectivas atividades. Por isso, as informações são difíceis de recolher e por vezes torna-se necessário contratar uma empresa de consultoria externa para conseguir obter os dados pretendidos. 

                  Genérico ou multisetorial - Consiste na comparação entre empresas de diferentes sectores (reconhecidas como tendo as melhores práticas em produtos, serviços ou métodos) com o objetivo de identificar e determinar as melhores práticas para determinada área. Permite detectar a inovação mais original e transpô-la para a empresa. É no benchmarking genérico ou multisetorial que se encontra a maior parte de exemplos práticos. Por outro lado, como se trata de empresas de indústrias diferentes, encontra-se, aqui sim, maior abertura para a troca de informação.

Passo 2 - Aprender os princípios do benchmarking

O benchmarking assenta nos seguintes princípios:

      Reciprocidade - O benchmarking baseia-se em relações recíprocas. Quando solicitamos informações a uma empresa comprometemo-nos automaticamente a facultar as nossas informações. É como uma rua de dois sentidos na qual todos os intervenientes beneficiam da partilha de informação. Este processo, no entanto, deve ser precedido de uma negociação sobre os limites e as especificidades da troca de informações.

        Analogia - Para produzir resultados eficazes, torna-se necessário manter uma analogia com os métodos da nossa empresa. Ou seja, às equipas de benchmarking é exigido que saibam adaptar os processos da organização estudada (que utiliza processos distintos) à respectiva organização que faz o benchmarking.

      Medição - Os sistemas de medição, assim como as ferramentas utilizadas na análise dependem dos indicadores selecionados pelas empresas que partilham o estudo. Deve ter-se sempre em conta que o benchmarking é uma comparação de desempenho entre empresas.

     Validação - As equipes de benchmarking devem validar os seus estudos por métodos estatísticos, sob pena de colocarem em causa as conclusões dos dados recolhidos. A mera intuição ou as suposições não constituem métodos fiáveis de análise.

Passo 3 - Aplicar o processo de benchmarking

O benchmarking é baseado em quatro etapas, segundo o ciclo de Edwards Deming. A saber: To plan (planear); To do (fazer); To correct (controlar); To act (agir)

      Planejamento - Pode ser resumido a duas questões fundamentais:

   O que deve ser objeto de benchmarking? Para identificar o objeto de benchmarking torna-se necessário, em primeiro lugar, definir rigorosamente a missão que nos propomos levar a cabo.

   Quem devemos estudar? A seleção dos alvos obriga a uma vigilância relativamente às informações recolhidas. Como estas deverão ser comparáveis, será imperioso prever os necessários ajustamentos.

      Recolha de dados - Consiste em analisar os seguintes tipos de informação:

   Informação do domínio público, publicada na imprensa genérica ou em revistas especializadas

   Informação resultante do contacto direto com as empresas através de questionários, de entrevistas ou de visitas

      Análise dos dados - Deve ser efetuada tendo em conta dois aspectos:

   A determinação das diferenças de desempenho

   A identificação dos responsáveis pelos bons resultados das melhores empresas

      Adaptação e melhoria - Determinação da ação para melhorar o desempenho da empresa de acordo com as conclusões do estudo.

Passo 4 - Formar a equipe

Da constituição da equipe de benchmarking depende o sucesso da implementação do processo. A formação das equipes deve permitir a intervenção de toda a empresa. As equipes devem ser flexíveis e podem dividir-se em três grupos:

      Internas - constituídas por elementos de um mesmo departamento e subordinados ao mesmo responsável hierárquico.

      Interdepartamentais - constituídas por elementos com competências adequadas à missão a desempenhar. Uma das suas tarefas é fomentar novas formas de comunicação horizontal no seio da organização.

      Ad Hoc - constituídas esporadicamente, têm como missão a recolha de informação que lhes permita ultrapassar desafios concretos.

Passo 5 - Implementar as ações

A técnica de benchmarking visa o desenvolvimento de estudos que comparem o desempenho com a concorrência, tendo como objetivo alcançar uma posição de liderança. Estes estudos deverão identificar métodos de reconhecida qualidade noutras empresas, ou mesmo na própria empresa, avaliar como esses resultados são obtidos e aplicar o conhecimento adquirido.

Para que os objetivos sejam alcançados, um processo de benchmarking exige a aplicação de algumas regras:

      Recolha de dados internos - tentar compreender, em detalhe, o seu próprio processo

      Recolha de dados externos - analisar o processo dos outros

      Análise das informações - comparar o seu próprio desempenho com a análise dos outros

      Plano de ação - implementar os passos necessários para definir o desempenho a seguir

Para se tornar eficaz, a aplicação de um processo de benchmarking exige uma planificação. Os planos de ação devem incluir:

      Descrição do método e do modo como deverá contribuir para reduzir o diferencial da empresa

      Fixar um calendário, as responsabilidades e o montante dos recursos envolvidos

Ao iniciar um processo de benchmarking, a empresa deve, acima de tudo, conhecer-se bem internamente.

Passo 6 - Recolher os benefícios

A orientação da empresa para o exterior na procura permanente de oportunidades de melhoria das suas práticas, tendo como objetivo o aumento da competitividade no geral, constitui o principal benefício da implementação do benchmarking.

Mas o benchmarking proporciona ainda outro tipo de benefícios:

      Facilita o reconhecimento interno da própria organização

      Promove o conhecimento do meio competitivo

      Facilita a gestão por objetivos

      Constitui um exemplo de motor e de mudança que reduz a resistência interna

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