Você empresário, profissional,
enfim, leitor, internauta que tem me acompanhado por estas edições, aonde falamos nos
mais diversos temas já deve ter se perguntando o que é
Benchmarking e o mercado fala muito
disso de uma forma muito simples vou
desvendar este mistério.
Benchmarking
é um dos mais úteis instrumentos de gestão para melhorar o desempenho das
empresas e conquistar a superioridade em relação à concorrência. Baseia-se na
aprendizagem das melhores experiências de empresas similares e ajuda a explicar
todo o processo que envolve uma excelente "performance" empresarial.
A essência deste instrumento parte do princípio de que nenhuma empresa é a
melhor em tudo, o que implica reconhecer que existe no mercado quem faz melhor
do que nós e quando a aprendizagem resultante de um processo de benchmarking
é aplicada de forma correta facilita a melhoria do desempenho em situações
críticas e o desenvolvimento da empresa.
Passo 1 - Conhecer os tipos de
benchmarking
O benchmarking pode ser classificado em três tipos:
Interno - Trata-se do tipo de benchmarking
mais utilizado. Consiste em comparar as operações da empresa com as de um
departamento interno da própria empresa ou de outras empresas do mesmo grupo. O
objetivo é identificar internamente o modelo a seguir. É fácil de implementar
uma vez que as informações se encontram acessíveis, sendo por isso fáceis de
recolher. Apresenta como grande desvantagem as limitações decorrentes de um
processo meramente de âmbito interno.
Competitivo - Tem
como alvo a concorrência direta, ou seja a que desenvolve a sua atividade
dirigida ao mesmo target ( mercado-público alvo). Prevê a comparação dos produtos e serviços,
assim como dos métodos de trabalho da empresa. Tem como fim superar o
desempenho da concorrência, identificando os problemas com que ela se debate.
Trata-se de um tipo de benchmarking difícil de pôr em prática uma vez
que se torna praticamente impossível que as empresas facilitem à concorrência
dados das respectivas atividades. Por isso, as informações são difíceis de
recolher e por vezes torna-se necessário contratar uma empresa de consultoria
externa para conseguir obter os dados pretendidos.
Passo 2 - Aprender os princípios do
benchmarking
O benchmarking assenta nos seguintes princípios:
Reciprocidade - O benchmarking
baseia-se em
relações recíprocas. Quando solicitamos informações a uma
empresa comprometemo-nos automaticamente colocar a disposição as nossas informações. É
como uma rua de dois sentidos na qual todos os intervenientes beneficiam da
partilha de informação. Este processo, no entanto, deve ser precedido de uma
negociação sobre os limites e as especificidades da troca de informações.
Analogia - Para produzir
resultados eficazes, torna-se necessário manter uma analogia com os métodos da
nossa empresa. Ou seja, às equipes de benchmarking é exigido que saibam
adaptar os processos da organização estudada (que utiliza processos distintos)
à respectiva organização que faz o benchmarking.
Medição - Os sistemas de medição,
assim como as ferramentas utilizadas na análise dependem dos indicadores
selecionados pelas empresas que partilham o estudo. Deve ter-se sempre em
conta que o benchmarking é uma comparação de desempenho entre empresas com as melhores práticas.
Validação - As
equipes de benchmarking devem validar os seus estudos por métodos
estatísticos, sob pena de colocarem em causa as conclusões dos dados
recolhidos. A mera intuição ou as suposições não constituem métodos confiáveis de
análise.
Passo 3 - Aplicar o processo de
benchmarking
O benchmarking é baseado
em quatro etapas, segundo o ciclo de Edwards Deming.
A saber: To plan (planejar);
To do (fazer);
To correct (controlar);
To act (agir)
Planeamento - Pode
ser resumido a duas questões fundamentais:
O que deve ser objeto de benchmarking?
Para identificar
o objeto de benchmarking torna-se necessário, em primeiro lugar,
definir rigorosamente a missão que nos propomos levar a cabo, ou seja o que queremos saber o que buscamos, o que vamos analisar, comparar..
Quem devemos estudar? A seleção dos alvos obriga a uma
vigilância relativamente às informações recolhidas. Como estas deverão ser
comparáveis, será necessários prever ajustes.
Recolha de dados -
Consiste em analisar os seguintes tipos de informação:
Informação resultante do contato direto com as empresas
através de questionários, de entrevistas ou de visitas
Análise dos dados - Deve
ser efetuada tendo em conta dois aspectos:
A determinação das diferenças de desempenho
A identificação dos responsáveis pelos bons resultados das
melhores empresas
Adaptação e melhoria -
Determinação da ação para melhorar o desempenho da empresa de acordo com as
conclusões das informações coletadas.
Passo 4 - Formação da equipe
A composição da equipe benchmarking
depende o sucesso da implementação do processo. A formação das equipes deve
permitir a intervenção de toda a empresa. As equipes devem ser flexíveis e
podem dividir-se em três grupos:
Internas - constituídas por
elementos de um mesmo departamento e subordinados ao mesmo responsável
hierárquico.
Ad Hoc -
constituídas esporadicamente, têm como missão a recolha de informação que lhes permita a ultrapassar os limites impostos.
Passo 5 - Implementar as acções
A técnica de benchmarking visa
o desenvolvimento de estudos que comparem o desempenho com a concorrência,
tendo como objetivo alcançar uma posição de liderança. Estes estudos deverão
identificar métodos de reconhecida qualidade em outras empresas, ou mesmo na
própria empresa, avaliar como esses resultados são obtidos e aplicar o
conhecimento adquirido.
Para que os objectivos sejam alcançados, um processo de benchmarking exige a aplicação de algumas regras:
Para que os objectivos sejam alcançados, um processo de benchmarking exige a aplicação de algumas regras:
Recolha de dados internos - tentar
compreender, em detalhe, o seu próprio processo
Recolha de dados externos -
analisar o processo dos outros
Análise das informações -
comparar o seu próprio desempenho com a análise dos outros
Plano de acção -
implementar os passos necessários para definir o desempenho a seguir
Para se tornar eficaz, a
aplicação de um processo de benchmarking exige uma planejamento. Os
planos de ação devem incluir:
Descrição do método e do modo como deverá contribuir para
reduzir o diferencial da empresa
Fixar um calendário, as responsabilidades e o montante dos
recursos envolvidos
Ao iniciar um processo de benchmarking, a empresa deve,
acima de tudo, conhecer-se bem internamente.
Passo 6 - Recolher os benefícios
A orientação da empresa para o
exterior na procura permanente de oportunidades de melhoria das suas práticas,
tendo como objetivo o aumento da competitividade no geral, constitui o principal
benefício da implementação do benchmarking.
Mas o benchmarking proporciona ainda outro tipo de benefícios:
Mas o benchmarking proporciona ainda outro tipo de benefícios:
Facilita o reconhecimento interno da própria organização
Promove o conhecimento do meio competitivo
Facilita a gestão por objetivos
Constitui um exemplo de motor e de mudança que reduz a
resistência interna
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